Mantenimiento preventivo de vehículos, por kilómetros, por tiempo o ambos
Programe cada mantenimiento de cada vehículo y deje que el kilometraje del GPS lo recalcule cada noche. Un semáforo le muestra qué está al día, qué se acerca y qué se pasó, y cada servicio queda en la historia del vehículo con su factura.
El GPS suma los kilómetros del bus TRS 724; al pasar los 148.950 km el plan de cambio de aceite queda en «Falta mantenimiento» y se convierte en tarea sugerida: «Plan de Mantenimiento, TRS 724, Cambio de aceite y filtros» aparece en las Tareas Sugeridas del panel de la oficina. Se registra el servicio en el taller y el plan vuelve a «Vigente» con la próxima fecha calculada.
Un plan para cada tipo de mantenimiento #
Cree el plan de cada tipo de mantenimiento con su frecuencia: cada tantos kilómetros, cada tantos días o las dos cosas. En los mixtos, manda lo que llegue primero. Con GPS, el kilometraje entra solo cada noche y el plan se recalcula.
- Catálogo propio de tipos de mantenimiento.
- Programación de los ciclos de cada vehículo, para imprimir uno o varios a la vez.
- Un asistente con IA le propone tipos y frecuencias según la clase del vehículo, su GPS y el historial de su empresa; usted confirma.
- Sin GPS, los planes por tiempo funcionan igual.
Un semáforo para toda la flota #
Cada plan muestra su estado: vigente, mantenimiento inminente, falta mantenimiento o riesgo alto. Si un vehículo no tiene dato de kilometraje, el plan lo dice en lugar de darlo por bueno.
- Calendario de próximos mantenimientos, con fecha estimada según los kilómetros que recorre el vehículo.
- Próximos mantenimientos en Excel.
Cada servicio, con su factura #
Registre el servicio con el proveedor (mecánico o establecimiento, con su NIT), el número de factura, el valor, el kilometraje y los soportes. Si cubre un plan, cuenta como preventivo y el plan vuelve a empezar; si no, queda como correctivo.
- Suba la factura en PDF o en foto y Festcar IA llena placa, fecha, proveedor, kilometraje, total e ítems. También en lote.
- La oficina también registra servicios desde la app.
Matriz de cumplimiento y costos #
La matriz cruza cada vehículo con cada mes y muestra el estado de sus planes, el mismo que sale en el informe de ese mes.
- Matriz e indicadores en Excel.
- Gasto de la flota, preventivo frente a correctivo y promedio por servicio.
- Relación de mantenimientos con proveedor y NIT, como soporte para el PESV.
La hoja de vida del vehículo #
La hoja de vida vehicular sale en PDF con el titular, la marca, el modelo, la clase y la capacidad, y el historial de la tarjeta de propiedad, el SOAT, la técnico-mecánica, la tarjeta de operación y las pólizas.
- Ficha técnica del vehículo en PDF.
- Historial de cambios: quién modificó el vehículo y cuándo.
- Actas de entrega e inventario del vehículo, también desde la app.
- Revisiones preventivas en PDF, con su vigencia en el control de documentos.
Repuestos e insumos en inventario #
Un inventario sencillo para lo que guarda en bodega: cada producto con referencia y categoría, entradas por factura de proveedor y salidas a un vehículo y a un responsable. Las existencias se calculan solas.
- El valor puede tomarse de la última entrada.
- Entradas y salidas en Excel, y movimientos desde la app.
Las fallas de la preoperacional, hasta corregirlas #
Cuando el conductor reporta una falla en la preoperacional, queda con plazo y seguimiento. Con un seguimiento vencido, el vehículo no puede registrar nuevas inspecciones.
Preguntas frecuentes #
¿Qué es el mantenimiento preventivo de un vehículo?
Es el que se hace antes de que algo falle, según una frecuencia: cada cierto número de kilómetros, cada cierto tiempo o lo que llegue primero. El correctivo, en cambio, arregla una falla que ya ocurrió. En Festcar cada tipo de mantenimiento tiene su plan por vehículo y un semáforo que muestra cuándo toca.
¿Qué lleva la hoja de vida de un vehículo en Festcar?
El PDF de hoja de vida vehicular trae el titular, los datos del vehículo y el historial de la tarjeta de propiedad, el SOAT, la técnico-mecánica, la tarjeta de operación y las pólizas. Aparte quedan sus mantenimientos con factura y valor, la ficha técnica, las actas de entrega e inventario y el historial de cambios.
¿Necesito GPS para programar el mantenimiento por kilómetros?
Para que el kilometraje entre solo, sí: el GPS lo envía cada noche. Puede usar el suyo o el de Festcar. Sin GPS, programe por tiempo; un plan por kilómetros sin dato de kilometraje aparece como tal en el semáforo.
¿Festcar me dice cuándo le toca el mantenimiento a cada vehículo?
Sí, en el semáforo de los planes y en el calendario de próximos mantenimientos, que estima la fecha según los kilómetros que recorre cada vehículo. También puede sacar los próximos en Excel.
¿Tengo que digitar las facturas del taller?
No necesariamente. Suba la factura en PDF o en foto y Festcar IA propone el servicio con placa, fecha, proveedor, kilometraje, total e ítems; usted revisa y guarda. También puede subir varias facturas a la vez.
¿El mantenimiento sirve como soporte del PESV?
Sí. La matriz de cumplimiento de los planes y la relación de mantenimientos con proveedor y NIT salen en Excel como soporte para el responsable del PESV.
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