Festcar frente a Excel: qué cambia en el control de su flota
Muchas empresas de transporte llevan la flota en hojas de cálculo, y funciona hasta que un SOAT se vence sin que nadie lo note o un archivo tiene tres versiones distintas. Aquí le contamos con franqueza qué hace bien Excel, qué no puede hacer y qué cambia con Festcar.
Lo que Excel hace bien #
Excel es flexible, casi todos lo saben usar y sirve para cualquier análisis que se le ocurra. Para una flota pequeña que maneja una sola persona puede bastar. Festcar no le pide dejarlo: casi todo lo que guarda se exporta a Excel.
Excel guarda la fecha; Festcar la revisa #
En una hoja de cálculo alguien escribe cuándo vence el SOAT y alguien más tiene que acordarse de mirarlo. Festcar consulta el RUNT cada noche, actualiza los documentos y le muestra la vigencia de toda la flota en un tablero.
- Aviso antes de que venzan el SOAT, la tarjeta de operación y las pólizas.
- Licencias de los conductores revisadas en el RUNT cada noche.
Quién cambió qué y cuándo #
En un archivo compartido cualquiera cambia una celda y no queda claro quién fue. En Festcar cada usuario entra con su cuenta y su rol, y los cambios en vehículos y terceros quedan en un historial con fecha y responsable.
- Editar un FUEC exige una justificación y deja el historial para la auditoría.
Trámites que una hoja de cálculo no hace #
Excel puede guardar los datos de un manifiesto o de un extracto, pero no los radica ni los valida. Festcar radica remesas, manifiestos y cumplidos ante el RNDC y expide el FUEC solo si los documentos están vigentes, con QR público.
El conductor no llena un Excel #
Con hojas de cálculo, la preoperacional suele llegar en papel o por chat y alguien la transcribe. En Festcar el conductor la hace en la app, aun sin señal, con fotos, firma y ubicación, y cada falla queda con seguimiento.
Mantenimiento que se recalcula solo #
En Excel el kilometraje se digita y el próximo cambio de aceite se calcula a mano. En Festcar el kilometraje llega del GPS cada noche y el semáforo de cada plan se actualiza solo.
Excel y Festcar, tema por tema #
| Tema | Con Excel | Con Festcar |
|---|---|---|
| Vencimiento de SOAT, técnico-mecánica y pólizas | Se escribe la fecha a mano. Un color puede marcarla, pero nadie recibe un aviso. | Consulta el RUNT cada noche, tablero de vigencias y aviso antes de que venzan el SOAT, la tarjeta de operación y las pólizas. |
| Consulta en el RUNT | Una placa a la vez, en el portal. | Automática cada noche, y a pedido desde la web o la app. |
| Quién cambió qué | Depende de dónde esté guardado el archivo; cualquiera con acceso cambia cualquier celda. | Cada usuario con su rol y sus permisos, e historial de cambios con fecha y responsable. |
| RNDC | Los datos se copian al portal, uno por uno. | Remesas, manifiesto y cumplidos radicados desde la orden de cargue, con los errores explicados. |
| FUEC | Una plantilla que sale aunque un documento esté vencido. | No sale con documentos vencidos; lleva QR público y firma electrónica verificable. |
| Preoperacional | Papel o chat, y alguien lo transcribe. | En la app, sin señal, con fotos, firma, ubicación y seguimiento de cada falla. |
| Mantenimiento | Kilometraje digitado y fechas calculadas a mano. | Kilometraje del GPS cada noche, planes con semáforo y matriz de cumplimiento. |
| Comparendos de los conductores | Consulta manual, conductor por conductor. | Consulta automática por cédula e informe del mes en Excel y PDF. |
| Análisis a su medida | Su punto fuerte: tablas dinámicas, gráficas y fórmulas libres. | Informes y gráficas propios, y exportación a Excel para lo demás. |
Preguntas frecuentes #
¿Puedo controlar mi flota solo con Excel?
Sí, y muchas empresas empiezan así. El límite aparece cuando hay que revisar vencimientos todos los días, cuando varias personas tocan el mismo archivo o cuando hay trámites como el FUEC, el RNDC o los soportes del PESV: Excel guarda datos, pero no consulta el RUNT, no avisa ni radica.
¿Excel puede avisarme cuando se vence el SOAT?
Por sí solo no: puede marcar una fecha con un color, pero alguien tiene que abrir el archivo. Festcar consulta el RUNT cada noche y avisa antes de que venzan el SOAT, la tarjeta de operación y las pólizas; la técnico-mecánica se ve en el tablero de vigencias.
¿Cómo paso mis datos de Excel a Festcar?
Los terceros se importan desde un Excel. Los vehículos, desde un Excel con la placa y el documento del propietario: Festcar los completa con la consulta al RUNT.
¿Tengo que dejar de usar Excel?
No. Festcar exporta a Excel los informes de casi todos sus módulos, para que siga haciendo sus análisis donde le resulte más cómodo.
¿Festcar sirve para el PESV mejor que una hoja de cálculo?
Festcar no hace el PESV por usted, pero deja los soportes listos mientras opera: indicadores con meta y plan de acción, preoperacionales, mantenimientos, capacitaciones, pruebas, comparendos y excesos de velocidad.
También en Festcar
Veamos su flota en Festcar
Un asesor le muestra la plataforma con su modalidad, sus vehículos y sus documentos, y le prepara una propuesta. Sin contratos de permanencia.